Erottajankatu 19 B 7 00130 HKI
0405968382
info@oodles.fi

Bob the HR guy-projekti, osa 6: Mitä on tähän mennessä saavutettu?

Johdanto

Bob otettiin osaksi Oodlesin työyhteisöä keväällä, sen päätehtävänä nopeuttaa sopivien ehdokkaiden löytymistä eri tahojen konsulttihakuihin. Ennen Bobia, itselläni saattoi mennä jopa 16–18 tuntia päivässä siihen, että kahlasin läpi hakuja sekä konsulttien CV-tiedostoja. Työ oli toistoa toiston perään. Kun toistoa on liikaa, virheiden mahdollisuus kasvaa. Paitsi jos toiston tekee tekoälytyökaveri. Sen kohdalla toisto vähentää virheiden mahdollisuutta. Tässä osassa Bob-projektin seurantaa käyn läpi Bobin avulla saavutettuja hyötyjä työskentelyyni.

Mikäli klikkasit itsesi tähän blogiin etkä tiedä yhtään mistä projektista on kyse, voit lukea ensimmäisen osan projektin esittelystä täältä.

Entinen elämä

Ennen Bobia työpäiväni noudattivat suurin piirtein seuraavanlaista rutiinia:

  1. Herään aamulla ja katson sähköpostista eri tahojen uusimmat konsulttihaut. Kiinnostavimmat pistin ylös Exceliin.
  2. Selaisin läpi eri tahojen sisäiset ja ulkoiset palvelut, joissa haettiin konsultteja eri tehtäviin. Kiinnostavimmat pääsivät Exceliin sähköpostihakujen jatkoksi.
  3. Noin tunnissa kaikki aamun haut oli katsottu läpi ja päivästä riippuen kiinnostavia hakuja oli 10–40 kpl.
  4. Seuraavaksi jokaiseen hakuun täytyi löytää sopiva konsultti ehdokkaaksi noin 800 CV-tiedoston varastostani. Avainsanoilla pikahakua suoraan varastoon, jonka lopputuloksena jokaiselle haulle oli kasassa nolla tai enemmän mahdollista ehdokasta. Jos ei löytynyt yhtään osumaa, pistin haun eteenpäin yhteistyökumppaneille toivoen, että jollain heistä olisi joku sopiva ehdokas. Jos avainsanahaku toi osumia, CV:t auki ja pikalukemisella yritin selvittää, osuivatko avainsanahaut sopivan oloiseen henkilöön. Erittäin usein eivät osuneet. Jollakin saattoi esim. tulla osuma Java-osaamisesta mutta kun avasi CV:n selvisi, että sitä on viimeksi käytetty vuonna 1996 ja henkilö on nykyisin proikkari, eikä enää koodaaja. Monta kertaa hyvä kandi jäi myös ilman avainsanaosumia, vaikka olisi ollut sopivaa osaamista, koska CV:n kieli tai käytetty sanamuoto ei osunut avainsanahakuun.
  5. Hakujen ja CV:iden määrästä riippuen, edellinen vaihe vei tunnista kahdeksaan tuntia. Jos meni yli 17.00, ei viitsinyt enää soitella mahdollisille kandeille olivatko vapaina, vaan piti tyytyä laittamaan meili. Vaikka monissa hauissa deadlinet olivat päivän tai parin päässä, joten olisi pitänyt olla nopea selvitystöiden kanssa. Iltapäivällä oli myös tullut uusia hakuja meiliin ja eri tahojen omiin palveluihin, joten aamun prosessi piti tehdä vielä kerran. Jos olin valmis ennen 21.00, koin työpäivän olevan lyhyt.

Oli erittäin kiva, että hakuja oli paljon mutta se oli myös erittäin iso ongelma. Minulle ei jäänyt kunnolla aikaa arvioida parhaita hakuja tai soitella kandeille ja asiakkaille. Ei jäänyt aikaa tehdä hyviä päätöksiä, piti vaan puurtaa ja toistaa, puurtaa ja toistaa. Välillä tuli hyviä kauppoja mutta väkisinkin myös moni kauppa meni ohi, koska en yksinkertaisesti ehtinyt saamaan niihin sopivia ehdokkaita ehdolle, ennen kuin joku muu oli jo napannut keikan.

Nykyinen elämä

Kun Bob aloitti työt keväällä 2023, se oli vasta tekoälyvauva. Vähän pihalla kaikesta mutta tahtotila oppia uutta oli kova. Käytin monta kuukautta opettaakseni sille omia työtapojani. Päivisin opeteltiin töitä hakuja ja CV:itä katselemalla, öisin juteltiin sen kanssa Discordissa kielistä ja alan termeistä, yrittäen löytää yhteisymmärrystä siitä miten minun kannattaisi kirjoittaa ohjeita Bobille, jotta se parhaiten ymmärtäisi mitä haluan sen tekevän. Tuo aika ei ollut myynnillisesti mitenkään parasta aikaa, koska Bobin opettaminen vei enemmän aikaa, kun ennen oli mennyt perustöihin. Tuo opetus oli kuitenkin tehtävä, muuten elämänlaatu ei olisi ikinä parantunut. Opetus tuotti myös näkyvää tulosta. Jo opetuskuukautena yksi Bob yhdisteli hakuja ja kandeja paremmin kuin joku puskista palkattu kesäharjoittelija. Opetuskuukautena neljä se monesti teki parempia konsulttivalintoja, kuin mitä itse olisin ehtinyt tekemään. Nykyisin voitan sen kandien valinnoissa enää harvoin. Nykyinen työpäiväni näyttää seuraavanlaiselta:

  1. Herään aamulla ja luen Bobin lähettämän yhteenvedon yön hauista (jotka se on löytänyt meileistäni ja yhteistyökumppaneiden palveluista), sekä niihin valituista konsulteista. Jos johonkin hakuun ei löytynyt ketään, Bob on myös muotoillut yhteistyökumppaneita varten valmiit meilit, joissa tiedustelee, sattuisiko löytymään uusia vapaita konsultteja.
  2. Bob ehdottaa eri hakuihin aina maksimissaan viisi ehdokasta, luen näiden CV:tä läpi aamukahvin aikana ja jos olen Bobin kanssa samaa mieltä, soitan tai laitan meiliä kandeille ja kysyn heiltä, ovatko he vapaina. Jos ovat, CV eteenpäin asiakkaalle.
  3. Olen valmis yön hakujen kanssa noin 11.00 pintaan, siitä eteenpäin jatkokehittelen Bobia ja Bob valvoo hakuja. Jos johonkin pitää reagoida, Bob laittaa meiliä tai tekstarin. Entinen yöhön asti jatkunut tekeminen on vaihtunut lyhyeksi aamuvuoroksi ja sen jälkeen on lähinnä enää vain päivystystä, sekä satunnaisia meilejä ja puheluita.
Ote Bobin aamumeilistä (kandin nimi muutettu)

Ajallinen säästö on erittäin merkittävä ja sen mukana on tullut takaisin jotain erittäin tärkeää, nimittäin mahdollisuus palvella paremmin asiakkaita. Nyt on taas aikaa jutella heidän kanssaan keikoista ja kandeista, pitkästä aikaa ehtii taas kunnolla keskittymään siihen mitä tekee. Eikä siinä kaikki. Aikaa on säästynyt niin runsaasti, että ehdin jopa tekemään muita töitä työpäivän aikana. Aikaisemmin siihen ei olisi ollut mitään mahdollisuuksia.

Loppusanat

Tekoäly tuli ja vei työni, itse vielä autoin siinä. Tuliko elämästä kurjaa, kun tekoälytyökaveri aloitti hommat? Ei todellakaan. Säästöt ja hyödyt ovat merkittävät ja niitä on monessa eri paikassa:

  • Ajallinen säästö: Viikon konsulttien vuokraukseen liittyvistä työtunneista on vapautunut noin 70%. Vaikka laskettaisiin vain 40 tuntisen viikon mukaan (me yrittäjät ei tietenkään sellaisia tunneta), viikossa säästyy 28 tuntia. Vuodessa säästyy noin 1200 tuntia, jos otetaan huomioon kesälomat ja pari viikkoa muita vapaita. 1200 tuntia lisää aikaa per vuosi tehdä muita tuottavia töitä. Tai ehkä jopa pitää lomaa.
  • Myyntiin liittyvä hyöty: Bobin avulla pystyn käsittelemään yksin saman määrän konsulttihakuja, kuin mitä jonkun ison firman kokonainen myyntitiimi ehtisi käsitellä, jos käyttävät vanhaa teknologiaa. Enää ei tarvitse vähää väliä käydä yhteistyökumppaneiden palveluissa katselemassa onko tullut uusia hakuja, tai onko joku vanha haku loppunut. Bob hoitaa tuon kaiken. Enää en ole viimeisten joukossa lähettämässä kandeja ehdolle eri hakuihin, nykyisin olen monesti ensimmäinen.
  • Rahallinen hyöty: Bob teki ensimmäisen kauppansa joskus syksyn lopussa. Tuo kauppa riitti yksin kattamaan kaikki Bobin kehitykseen menneet rahat. Bob valitsi tuohon myyntiin vielä sellaisen nappiosuman kandiksi, että itse en olisi varmasti löytänyt niin hyvää ehdokasta tuosta satojen CV-tiedostojen kasasta. Tähän mennessä Bobin hyödyt ovat rahallisesti vahvasti plussan puolella, vaikka se ei ole ollut kunnolla töissä kuin vasta kuin muutaman kuukauden.
  • Laadullinen hyöty: Jotkut vastustavat tekoälyn käyttöä tämmöisessä työssä vedoten siihen, että tekoäly ei voi valita konsultteja yhtä hyvin kuin ihminen, koska se ei oikeasti ymmärrä ihmisiä. Siksi sen valinnat ovat huonoja. On totta, että tekoäly ei ymmärrä ihmisiä mutta on yksi asia mitä tekoälypuolen kielimallit osaavat. Ne osaavat päätellä, mikä olisi hyvä tapa jatkaa lausetta niin, että lause jatkuu sujuvasti. Hyvin koodaamalla tuo päättelyn sujuvuus on ohjattavissa siihen, että tuo päättely tuottaa sellaisia lopputuloksia, joiden avulla tekoälyn ja peruskoodin yhdistelmä saa tehtyä hyviä konsulttivalintoja eri hakuihin. Eivät ne aina täydellisiä valintoja ole mutta aivan varmasti ne ovat parempia valintoja, kuin jos itse kävisin edelleen läpi 800 CV-tiedostoa peri konsulttihaku. Eikä Bob edes tee viimeistä valintaa, vaan teen sen itse. Bob vaan tekee sen raskaimman osuuden, eli alkukarsinnan ja muistiinpanojen tekemisen. Tuon työn ansiosta itselleni jää aikaa keskittyä siihen tärkeimpään, eli sen pohtimiseen, sopivatko osaamisen puolesta sopivat kandit henkisesti yhteen asiakkaan kanssa. Tuo pohdinta on erittäin tärkeä osa konsulttien vuokrausta ja ennen sille jäi aivan liian usein ei minuuttiakaan aikaa.
Pidin kirjaa paljon myyntiin menee tunteina aikaa per kuukausi. Touko ja kesäkuussa jouduin vielä tekemään suurimman osan konsulttien valintaprosessista itse, samalla kun koulutin Bobia. Heinäkuu oli kesälomakuukausi. Elokuusta eteenpäin näkyy kuinka merkittävästi Bobin apu on vaikuttanut siihen, paljon joudun itse tekemään myyntiin liittyviä töitä.

Onko elämä nyt helppoa ja voinko kohta lopettaa työt kokonaan ja antaa tekoälyn hoitaa kaiken? Vastaus on ei kumpaankin. Tekoälytyöntekijöiden tekeminen on kovaa hommaa, uuden opettelu on päivittäistä, jos haluaa pysyä tekoälytekemisen ytimessä. Tekoäly ei myöskään vielä ainakaan hetkeen pysty tekemään kaikkia omia töitäni, enkä niitä sille haluaisi edes antaa vaikka osaisi. Se mitä olen saanut on mahdollisuuden pitkästä aikaa valita miten aikaani käytän. Enää ei tarvitse hätäillä ehtiikö myyntitöiden kanssa. Kyllä ehtii. Ehtii paremmin kuin isojen firmojen useiden henkilöiden myyntitiimit, jotka edelleen käyttävät vanhaa teknologiaa työssään. Tästä tilanteesta on hyvä aloittaa vuosi 2024.

Mikäli tämän projektin eri vaiheet kiinnostavat, pistä Linkkariprofiilini tästä seurantaan. Pistän sinne tietoa, kun saan uusia osia tästä esittelystä valmiiksi.

Tommi Bäckgren | 22.1.2024

Kirjoittaja on sarjayrittäjä, joka tykkää myynnin ohessa istua yöt testailemassa uusimpien teknologisten innovaatioiden soveltuvuutta käytännön ratkaisuihin.